1. Allgemeines
Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wie Sie über die Datenverarbeitung in unserem Unternehmen, soweit diese Datenverarbeitung auch Ihre Daten betrifft.
Sofern Sie zunächst eine Einführung in das Thema Datenschutz und allgemeine Informationen zu den in der Datenschutz-Grundverordnung verwendeten Begriffen wünschen, finden Sie beispielsweise auf dem Internetauftritt des Bundesdatenschutzbeauftragten, abrufbar unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Datenschutz/datenschutz-node.html, eine Vielzahl weiterer Hinweise.
2. Informationen zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten
2.1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die DWF Germany Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Habsburgerring 2 - WESTGATE -, 50674 Köln. Sie erreichen uns zu allgemeinen Fragen entweder telefonisch unter +49 221 534098-0 oder per E-Mail an germany@dwf.law. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Webseite unter https://dwfgroup.com/de-de.
2.2. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte nach dem Datenschutzrecht (siehe Ziffer 4) erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten entweder postalisch unter unserer oben angegebenen Anschrift oder per E-Mail unter datenschutzbeauftragter@dwf.law.
3. Tätigkeiten, bei denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
3.1. Bewerbungsverfahren
Wenn Sie Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen haben, können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an career.germany@dwf.law übermitteln. Die personenbezogenen Daten, die Sie uns dadurch übermitteln, verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens leiten wir Ihre Daten an die entsprechende interne Abteilung weiter, auf die sich die Stellenbeschreibung bezieht. Eine Verwendung Ihrer Daten für andere Zwecke, die nicht in Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, und insbesondere die Übermittlung an dritte Unternehmen, erfolgt nicht. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG 2018). Nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens und dem Ablauf der damit in Verbindung stehenden gesetzlichen Fristen löschen wir Ihre Bewerbungsdaten. Eine weitere Speicherung, etwa für zukünftig entstehende Vakanzen erfolgt nur, wenn Sie vorab ausdrücklich in diese Speicherung einwilligen.
Für eine Bewerbung per Post oder über einen anderen Kommunikationsweg gilt hinsichtlich der Datenverarbeitung das gleiche wie für eine Bewerbung mittels E-Mail. Für Datenverarbeitung aufgrund einer telefonischen Anfrage gelten die Ausführungen nach Ziffer 3.3 dieser Datenschutzerklärung entsprechend.
3.2. Bearbeitung von E-Mails
Zur Bearbeitung sämtlicher Anfragen, die uns per E-Mail erreichen, verarbeiten wir Namen, Vornamen, E-Mail-Adresse, die weiteren in der E-Mail vom mitgeteilten personenbezogenen Daten sowie Angaben zum Inhalt des Anliegens. Diese Daten werden an die QualityHosting AG, Uferweg 40-42, D-63571 Gelnhausen als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) übermittelt, die den E-Mail-Dienst technisch für uns bereitstellt (Hosting). Die Verarbeitung ist zur Erledigung des Anliegens erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Diese Daten werden ferner an die Mimecast Ltd. UK, Citypoint, 1 Ropemaker St, London EC2Y 9AW, als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) übermittelt, um eine revisionssichere Langzeitarchivierung für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sicherzustellen. Diese Übermittlung ist für die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO). Je nach Inhalt des Anliegens wird die Verarbeitung wird unverzüglich nach Abschluss der Bearbeitung des Anliegens des Anfragenden eingeschränkt auf die Verarbeitung für den spezifischen Zweck des Anliegens (z. B. Nutzung unserer Produkte durch den Kunden, Werbung für unsere Leistungen im Rahmen der Neukundenakquise). Nach der Erfüllung des jeweiligen Zwecks sowie aller gesetzlichen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht.
3.3. Bearbeitung von Telefonanfragen
Zur Bearbeitung allgemeiner oder mandatsbezogener telefonischer Anfragen verarbeiten wir Namen, Vornamen, Telefonnummer und die weiteren telefonisch vom Anrufer mitgeteilten personenbezogenen Daten sowie Angaben zum Inhalt der telefonischen Anfrage. Die Verarbeitung ist zur Erledigung des Anliegens des Anrufers erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Bei Anrufen außerhalb der Präsenzzeiten unseres Empfangs werden Anrufe umgeleitet und die vorbezeichneten Daten an unseren Dienstleister ebuero AG, Hauptstraße 8, 10827 Berlin als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) übermittelt bzw. von diesem erhoben und per E-Mail an uns übermittelt. Je nach Inhalt des Anliegens wird die Verarbeitung wird unverzüglich nach Abschluss der Bearbeitung des Anliegens des Anfragenden eingeschränkt auf die Verarbeitung für den spezifischen Zweck des Anliegens (z. B. Nutzung unserer Produkte durch den Kunden, Werbung für unsere Leistungen im Rahmen der Neukundenakquise). Die Telefonnummern aller Anrufer bleiben in unserer Telefonanlage für höchstens ca. drei Monate (begrenzte Anzahl von Datensätzen, jeweils älteste werden überschrieben) gespeichert, um den Nachweis geführter Telefonate führen zu können. In der Regel werden telefonisch an uns gerichtete Anliegen auch intern mittels E-Mails bearbeitet und die Daten nach den für E-Mails allgemein festgelegten Speicherfristen (s. Ziffer 3.2) aufbewahrt und gelöscht.
3.4. Bearbeitung von Anfragen über soziale Medien
Zur Bearbeitung von Anfragen, die über unsere Präsenzen in den sozialen Netzwerken Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing oder Google+ an uns gerichtet werden, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie bei dem jeweiligen sozialen Netzwerk hinterlegt haben. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO). Je nach Inhalt des Anliegens wird die Verarbeitung wird unverzüglich nach Abschluss der Bearbeitung des Anliegens des Anfragenden eingeschränkt auf die Verarbeitung für den spezifischen Zweck des Anliegens (z. B. Interesse an Werbung für unsere Leistungen). Nach der Erfüllung des jeweiligen Zwecks sowie aller gesetzlichen, insbesondere handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten gelöscht.
3.5. Wartung und Pflege der IT-Systeme
Zusätzlich zu der bereits in Ziffern 3.1, 3.2 und 3.3 beschriebenen Datenübermittlungen an Auftragsverarbeiter nehmen wir Leistungen folgender IT-Dienstleistern im Bereich der Wartung und Pflege unserer IT-Systeme in Anspruch: DWF LLP, 1 Scott Place, 2 Hardman Street, Manchester, M3 3AA, Vereinigtes Königreich, Hülskötter & Partner – Consulting und Vertriebs GmbH, An den Bahngleisen 10, 48356 Nordwalde, ITONE – Sascha Gebhardt, Friedensstraße 18a, 52080 Aachen, und makolan Informationstechnik – Inh. Christian Mauersberger, Bredelaerstr. 57, 40474 Düsseldorf.
Im Rahmen der Erbringung dieser Leistungen besteht die Möglichkeit des Zugriffs der Dienstleister auf mandats- und/oder personenbezogene Daten. Die mögliche Kenntnisnahme der Daten erfolgt auf der Grundlage des Art. 28 DS-GVO.
4. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person
4.1. Ihre Rechte uns gegenüber können jederzeit per Post an unsere oben in Ziffer 2.1 genannte Anschrift oder per E-Mail an die oben in Ziffer 2.2 genannte E-Mail Adresse geltend machen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir telefonisch keine Anfragen zu personenbezogenen Daten bearbeiten, da in der Regel die Identität des Anrufers nicht mit hinreichender Sicherheit festgestellt werden kann.
4.2. Sie haben uns gegenüber hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten folgende Rechte:
4.2.1. Sie können Ihr Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, d. h. Sperrung für bestimmte Zwecke (Art. 18 DS-GVO) bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen jederzeit uns gegenüber geltend machen.
4.2.2. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) sieht ferner vor, dass Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen können, dass wir Ihnen – oder soweit technisch machbar einem von Ihnen benannten anderen Verantwortlichen – die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übermitteln.
4.2.3. Sie haben ein Recht zum Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) zu bestimmten Verarbeitungszwecken, insbesondere Werbezwecken. Soweit wir eine Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung (gem. Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO) vornehmen, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Solche Gründe liegen insbesondere vor, wenn diese Ihren Interessen ein besonderes Gewicht verleihen und deswegen unsere Interessen überwiegen, beispielsweise dann, wenn uns diese Gründe nicht bekannt sind und daher im Rahmen der Interessenabwägung nicht berücksichtigt werden konnten.
4.2.4. Sie haben das Recht zum Widerruf Ihrer uns erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO) zur Verarbeitung Ihrer Daten. Der Widerruf kann jederzeit, bezogen auf alle oder nur einzelne Verarbeitungen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung, und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft erklärt werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt unberührt. Einfache Möglichkeiten, wie Sie den Widerruf erklären können, zeigen wir Ihnen oben in Ziffer 3 bei der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit auf.
4.3. Sie haben zudem das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden hinsichtlich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.