Przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Z kolei na wdrożenie przepisów dotyczących kontroli trzeźwości pracodawcy będą mieli mniej czasu, bo wejdą one w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.
PRACA ZDALNA
Na podstawie uchwalonej ustawy, uchyleniu podlegają dotychczasowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące telepracy. Zamiast tego, ustawodawca przewidział możliwość wykonywania pracy zdalnej w 3 formach: na podstawie uzgodnienia pracodawcy z pracownikiem; na polecenie pracodawcy oraz okazjonalnie.
Praca zdalna na podstawie uzgodnienia pracodawcy z pracownikiem
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przyzawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
W trakcie wykonywania pracy zdalnej, uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Co do zasady wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej nie będzie wiążący dla pracodawcy. Jednakże w przypadku niektórych kategorii pracowników (np.: pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracowników opiekujących się osobami niepełnosprawnymi pozostającymi z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym), pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Praca zdalna na podstawie polecenia
Praca zdalna może być także świadczona na jednostronne polecenie pracodawcy w następujących sytuacjach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Wydanie takiego polecenie jest możliwe tylko wtedy pracownik uprzednio złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Okazjonalna praca zdalna
Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym
W przypadku tej formy pracy zdalnej, pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ani też nie ma obowiazku zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub regulaminie wydanym przez pracodawcę, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia.
Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w regulaminie wydanym po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Świadczenie pracy zdalnej jest też możliwe, jeśli nie zostanie zawarte porozumienie ani tez nie zostanie wydany regulamin – w takim przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub poleceniu pracodawcy wykonywania pracy zdalnej.
Każdy z ww. dokumentów powinien określać:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Obowiązki pracodawców związane z wdrożeniem pracy zdalnej
Pracodawcy, którzy będą chcieli wdrożyć w swoim zakładzie pracy pracę zdalną będą musieli również:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy;
- określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie;
- sporządzić ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
- dokumentować ewentualne wypadki przy pracy zdalnej.
KONTROLA TRZEŹWOŚCI PRACOWNIKÓW
Przed wejściem w życie przedmiotowej ustawy, zagadnienie możliwości przeprowadzania samodzielnej kontroli trzeźwości pracowników było dosyć kontrowersyjne z uwagi na szczątkową regulację tej materii oraz brak spójności z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.
W 2019 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał interpretację, w myśl której nie ma podstawy prawnej, która umożliwiłaby pracodawcom samodzielną kontrolę pracowników alkomatem.
Uchwalona ustawa umożliwia pracodawcom samodzielne kontrolowanie trzeźwości pracowników, a także przeprowadzanie kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.
Kontrola trzeźwości – główne zmiany
Ustawa wprowadza możliwość przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości lub kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu („Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia”).
Badanie przeprowadzane przez pracodawcę obejmuje użycie metod niewymagających badania laboratoryjnego (alkomat) za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.
Jeżeli badanie wykaże obecność alkoholu albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, to pracodawca ma obowiązek nie dopuścić takiego pracownika do pracy. Regułę tę stosuje się odpowiednio w przypadku środków działających podobnie do alkoholu.
Na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika może także przeprowadzić uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np.: Policja). Organ ten w określonych sytuacjach może zlecić badanie krwi lub moczu.
Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości stosuje się także do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy (osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą.
Obowiązki pracodawców związane z wdrożeniem kontroli trzeźwości
Pracodawcy, którzy będą chcieli samodzielnie przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników (a także kontrolę na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu), będą musieli ustalić grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania.
Ww. kwestie powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Pracownicy powinny być poinformowani o wprowadzeniu kontroli nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W przypadku nowozatrudnionego pracownika (objętego kontrolą), pracodawca powinien przekazać temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy ww. informacje w postaci papierowej lub elektronicznej.
Kancelaria DWF z chęcią odpowie na Państwa wszelkie wątpliwości w zakresie wdrażania uchwalonej ustawy. Nasz zespół Employment and Pensions chętnie wesprze Państwa w rozwiązaniu praktycznych problemów, które mogą powstać na tle wdrożenia tych niezwykle ważnych instytucji.
