Nel caso specifico, un cliente, a seguito della ricezione di SMS promozionali, mancando negli stessi la possibilità di chiederne la cessazione dell’invio, aveva trasmesso tale richiesta per il tramite all’indirizzo email del titolare del trattamento dedicato a richieste informative, e non attraverso il recapito privacy dedicato. Pur avendo l’interessato ricevuto un riscontro automatico relativo alla presa in carico della richiesta, la stessa non era stata gestita e gli invii erano proseguiti, senza, a questo punto, il consenso dell’interessato stesso.
Nel provvedimento in esame, il Garante:
- in primo luogo, ha chiarito che anche negli SMS promozionali deve essere indicato un recapito o, comunque, un meccanismo idoneo per l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato (e.g., un link al sito, un indirizzo email dedicato o un’opzione “STOP” effettivamente funzionante);
- in secondo luogo, ha ribadito che il titolare del trattamento deve fornire all’interessato i canali di comunicazione più semplici e appropriati per consentire agli interessati di presentare una valida richiesta di esercizio dei propri diritti;
- in terzo luogo, ha evidenziato che, se la richiesta dell’interessato viene effettuata su un diverso canale di comunicazione fornito dal titolare del trattamento (nella specie, per la richiesta di informazioni), la stessa è in generale considerata valida, con la conseguenza che il titolare del trattamento dovrebbe gestirla in maniera appropriata.
Sulla scorta di questo nuovo provvedimento, è opportuno che il titolare del trattamento:
- verifichi i modelli degli SMS adottati, integrandoli, ove necessario, con l’indicazione dei canali diretti per l’esercizio dei diritti ad opera degli interessati; in tal senso, il titolare dovrebbe adottare, sulla scorta della propria organizzazione aziendale, la migliore soluzione per agevolare l’esercizio di detti diritti, anche al fine di scongiurare che le richieste vengano trasmesse a recapiti diversi rispetto a quelli dedicati;
- mappare i canali aziendali di contatto con i terzi, adottando, al contempo, una procedura interna utile a riconoscere le richieste degli interessati e ad indirizzarle all’ufficio competente; in tal senso, un breve corso di approfondimento rispetto al GDPR e ai temi connessi all’esercizio dei diritti può facilitare l’applicazione di una procedura di tal fatta.
Il tutto, per dare corso tempestivamente e senza ingiustificato ritardo alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, in modo da scongiurare sanzioni del Garante ai sensi del GDPR.
