Dieses Gesetz, das am 1. August 2022 in Kraft tritt, hat erhebliche praktische Auswirkungen für Arbeitgeber. Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet den Arbeitgeber bereits jetzt, die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrages sowie deren Änderungen aufzuzeichnen, handschriftlich zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aus-zuhändigen ("Nachweispflicht").
Nun gilt diese Nachweispflicht aber für weitere Informationen. Verstöße gegen diese Anforderungen sind nun auch bußgeldbewehrt. Die wichtigsten Fragen, was dies für die Praxis bedeutet und welche Herausforderungen auf Sie zukommen, haben wir im Folgenden zusammengefasst.
Eine Synopse der Gesetzesänderungen finden Sie hier.
Q&A - praktische Konsequenzen und Umsetzung
- Was sind die wichtigsten Änderungen?
Das Gesetz bringt zwei große Änderungen mit sich:
Zum einen müssen Arbeitgeber von nun an deutlich mehr (vertragliche) Inhalte festhalten, um Bußgelder zu vermeiden. Viele dieser Änderungen sind bereits in standardisierten Arbeitsverträgen enthalten (Enddatum bei Befristungen; Dauer der Probezeit, Vergütung von Überstunden etc.), sodass die Neuregelung keine schwerwiegenden Folgen hat. Andere wiederum werden dazu führen, dass Vertragsmuster zwingend anzupassen sind. Detailliert stellen wir dies unter Frage 2 dar.
Bei der zweiten Änderung handelt es sich tatsächlich um keine Neuheit: Wie schon in der bisherigen Gesetzesfassung muss die Informationspflicht nunmehr in Schriftform, d.h. handschriftlich unterzeichnet, erfüllt werden. Die elektronische Signatur ist dagegen ausdrücklich nicht zugelassen. Neu hieran ist, dass Verstöße hiergegen ausdrücklich mit einem Bußgeld geahndet werden können (siehe Frage 11), sodass das Schriftformerfordernis nun deutlich stärkere Verbindlichkeit hat als vorher.
- Was bedeutet das inhaltlich, welche zusätzlichen Informationspflichten gibt es?
Dem Gesetz zufolge sind folgende Informationspflichten neu aufgenommen. Überwiegend dürften diese bereits in bisherigen Vertragsmustern abgedeckt sein:
- Das Enddatum bei befristeten Verträgen.
- Ein Hinweis, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann (sofern dies der Fall sein soll).
- Die Dauer der vereinbarten Probezeit.
- Die Vergütung von Überstunden sowie die Art der Auszahlung des Entgelts
- Die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Bedingungen für den Schichtwechsel.
- Besonderheiten bei Arbeit auf Abruf gemäß § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG)
- Etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber angebotene Fortbildung.
- Möglichkeit und Voraussetzung von Überstunden
- Name und Anschrift des Versorgungsträgers, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt.
- das Verfahren zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses, zumindest das Schriftformerfordernis und die Kündigungsfristen sowie die Frist von 3 Wochen (beginnend nach Zugang des Kündigungsschreibens) zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage vor den Arbeitsgerichten.
- Hinweis auf die für die Beschäftigung geltenden Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen
- Besonderheiten bei Entsendeverträgen (siehe Frage 15)
- Wie sieht dann eine inhaltliche wirksame Information des Arbeitnehmers aus?
Wie die in Frage 2 dargelegten Informationspflichten im Detail umzusetzen ist, ist leider teilweise noch offen, teilweise kann aber auch auf die bisherigen Muster zurückgegriffen werden.
Zu einigen streitigen Punkten führen wir nachfolgend aus:
- Über Ruhepausen und Ruhezeiten ist aus unserer Sicht nur dann zu informieren, wenn diese ausdrücklich und verbindlich fest vereinbart sind, nicht aber, wenn diese qua Weisungsrecht festgelegt werden können. Ein Hinweis auf das ArbZG ist nicht erforderlich.
- Ein Fortbildungsanspruch ist aus unserer Sicht nur dann aufzunehmen, wenn dieser verbindlich besteht, nicht aber, wenn der Arbeitgeber im Einzelfall über die Geeignetheit und Angemessenheit der Fortbildung entscheidet.
- Nach der klaren Regelung dürfte das Verfahren zur Kündigung allein einen Hinweis auf das Schriftformerfordernis und die Kündigungsfristen umfassen. Zusätzliche Verweise auf eine notwendige Betriebsratsanhörung, Sonderkündigungsschutz etc. ist aus unserer Sicht entbehrlich. In jedem Fall genügt hier ein Hinweis auf die gesetzlichen Vorschriften, sofern diese greifen
- Gleiches gilt hinsichtlich der notwendigen Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Auch hier kann und sollte auf das Gesetz verwiesen oder der Gesetzeswortlaut unverändert wiedergegeben werden; dies ist ausdrücklich zugelassen.
- Müssen damit jetzt alle Arbeitsverträge geändert werden?
Stand heute erfüllt nahezu kein Arbeitsvertrag die Anforderungen des neuen Gesetzes, die in Frage 2 dargestellt sind.
Daher müssen für Neueinstellungen beginnend ab dem 1. August 2022, die Arbeitsvertragsmuster aktualisiert werden.
- Gibt es neben der Aktualisierung der Vertragsvorlagen noch andere Möglichkeiten der Umsetzung?
Dem Arbeitgeber stehen zwei Möglichkeiten zur Umsetzung zur Verfügung. Am sinnvollsten dürfte es sein, einen standardisierten Arbeitsvertrag zu erstellen, der bereits alle nach dem Nachweisgesetz (vgl. Frage 2) erforderlichen Angaben enthält, und dem Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber handschriftlich unterschriebene Fassung auszuhändigen (Option 1).
Hinweis: Hierbei genügt es für eine wirksame Information allerdings aus unserer Sicht, wenn der Arbeitsvertrag einseitig vom Arbeitgeber handschriftlich unterzeichnet ist.
Alternativ können Arbeitgeber (zusätzlich zum Arbeitsvertrag) auch ein separates Informationsschreiben erstellen, das alle vom Gesetz geforderten Informationen enthält, und das händisch unterschrieben dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird (Option 2). Ein solches Vorgehen hätte den Vorteil, dass nur in diesem Fall eine elektronische Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zulässig wäre. Selbst die bloße Zusendung als pdf-Datei wäre in dieser Konstellation denkbar.
Hinweis: Wurden Arbeitsverträge bisher elektronisch unterzeichnet, ist dies nicht mehr zulässig, wenn wie in Option 1 gleichzeitig die Information erfolgen soll. Sollen Arbeitsverträge weiterhin elektronisch signiert werden, was möglich ist (außer bei befristeten Verträgen und Verträgen, die ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot enthalten, die eine Unterschrift mit nasser Tinte oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfordern), muss Option 2 gewählt werden.
- Gibt es Fristen für die Erfüllung der Aufzeichnungsverpflichtung?
Die Aufzeichnungen über Informationen - wie Name/Anschrift der Vertragsparteien, die Höhe des Entgelts und die vereinbarten Arbeitszeiten - sind dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Dies ist jedenfalls dan kein Problem, wenn alle Angaben direkt in den Arbeitsvertrag (der dann handschriftlich unterschrieben werden muss) aufgenommen werden (siehe Option 1 unter Frage 5), da dieser immer vor Beginn des Arbeitsverhältnisses abgeschlossen und unterschrieben werden sollte.
- Gilt das Gesagte auch für Änderungsvereinbarungen?
Änderengen der wesentlichen Vertragsbedingungen sind auch in Zukunft bereits am Tag des Inkrafttretens der Änderung handschriftlich unterschrieben mitzuteilen. Hier gilt das zu Frage 5 Gesagte entsprechend. Auch hier sind erneut beide Optionen denkbar.
Allerdings betont das Gesetz ausdrücklich, dass lediglich über die Änderungen selbst zu informieren ist. Änderungsverträge in der bisherigen Form (die lediglich die Änderungen aufzeigen und im Übrigen auf den bisherigen Vertrag verweisen) bleiben damit möglich.
Hinweis: Dies bedeutet, dass etwaige Klauseln im Arbeitsvertrag, die ein elektronisches Formerfordernis für Vertragsänderungen vorsehen, nicht mehr zu empfehlen sind. Bei Schriftformklauseln sollte die elektronische Form in dieser Hinsicht ausdrücklich verboten werden.
- Gilt das Gesetz auch für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. August 2022 bestehen?
Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes am 1. August 2022 bestanden haben, müssen die Verträge nicht automatisch angepasst werden.
Vielmehr sieht das Gesetz nur vor, dass Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen innerhalb von sieben Tagen die Informationen zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen aushändigen muss.
Selbstverständlich kann der Arbeitgeber (sofern er dies aus Effizienzgründen möchte) diese Informationen auch einheitlich allen Arbeitnehmern - auch ohne deren Verlangen - zur Verfügung stellen.
Wichtig ist ferner, dass nach der gesetzlichen Regelung nur über die Punkte informiert werden muss, die im ursprünglichen schriftlichen Arbeitsvertrag noch nicht enthalten waren (siehe hierzu insbesondere Frage 2). In vielen Fällen kann die Unterrichtung daher sehr kurz ausfallen.
Hinweis: Arbeitgeber sollten sich in jeden Fall darauf vorbereiten, Arbeitnehmern, die vor dem 1. August 2022 begonnen haben, die wesentlichen Informationen zur Verfügung stellen zu können. Hierzu sollten bereits Muster vorbereitet werden. Auch wenn die Informationspflicht sich allein auf die Informationen bezieht, die nicht im ursprünglichen Vertrag enthalten waren, ist zu überlegen ob aus Gründen der Standardisierung über sämtliche Bedingungen informiert wird. Dies kann insbesondere bei Verwendung unterschiedlicher Muster verhindern, dass zu prüfen ist, welche Informationen schon erfolgt sind.
- Was bedeutet die Neuregelung für bestehende Verträge, die nicht handschriftlich unterzeichnet wurden?
Im Allgemeinen gilt hier das Gleiche wie in bei Frage 8. Eine Pflicht zur unaufgeforderten Unterrichtung des Arbeitnehmers besteht nicht. Besonderheiten bestehen jedoch dann, wenn der Arbeitnehmer seinen Informationsanspruch geltend macht.
In diesem Fall muss über sämtliche im Gesetz vorgesehenen Inhalte (mit handschriftlich unterzeichnetem Dokument) informiert werden, also auch über solche, die bereits im (nicht handschriftlich unterzeichnetem) Arbeitsvertrag geregelt waren.
- Welche Regelungen gelten für Arbeitsverträge, die bis zum 1. August 2022 abgeschlossen werden, wenn das Arbeitsverhältnis erst nach dem 1. August 2022 beginnt?
Das Gesetz gilt grundsätzlich nicht für Arbeitsverträge, die vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden.
Wenn das Arbeitsverhältnis jedoch nach dem 1. August 2022 beginnt (also zu einem Zeitpunkt, zu dem das Gesetz bereits gilt), bestehen Zweifel, ob nicht dennoch die Informationspflicht greift, da diese "spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung" zu erfüllen ist. Eine eindeutige Regelung hierzu fehlt. Jedenfalls dürfte aber das Risiko bzgl. des Bußgeldes selbst bei Nichterteilung der Information äußerst gering sein.
Hinweis: Um jegliches Risiko zu vermeiden, empfehlen dennoch, bereits frühzeitig – d.h. vor dem 1. August 2022 – geänderte Vertragsmuster zu verwenden.
- Gibt es Bußgelder, wenn die Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt?
Mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro wird belegt, wer der Informationspflicht nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig nachkommt. Die Höhe des Bußgelds bezieht sich auf jeden einzelnen Fall, das heißt jeden einzelnen Arbeitnehmer bzw. Arbeitsvertrag.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass in jedem Fall das maximal mögliche Bußgeld gezahlt werden muss. Vielmehr sollen die Behörden in jedem Einzelfall prüfen, wie schwerwiegend der Verstoß ist und ob der Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt hat. Gerade zu Beginn der Geltungsdauer des Gesetzes ist daher nicht zu erwarten, dass sofort hohe Geldbußen verhängt werden.
- Können Kündigungen unwirksam sein, wenn der Arbeitgeber die entsprechende Informationspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt?
Wie unter Frage 2 dargelegt, muss der Arbeitgeber sowohl über das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von einzuhaltende Verfahren und die Fristen für die Kündigung, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage informieren.
Der neue Gesetzentwurf stellt klar, dass die Nichtinformation über die 3-Wochen-Frist für die Erhebung einer Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht (§§ 4, 7 KSchG) keine Auswirkungen auf die Fristen im Kündigungsschutzverfahren hat. Nach Ablauf der Drei-Wochen-Frist gilt die Kündigung als von Anfang an rechtswirksam, auch wenn die Unterrichtung unzureichend ist.
Ob dies auch für alle anderen Informationen über das Kündigungsverfahren gilt, lässt der Gesetzgeber offen. Wir gehen jedoch nicht davon aus, dass eine fehlerhafte Information hierüber zur Unwirksamkeit der Kündigung führt. Dennoch ist zu erwarten, dass Kläger dies bis zu einer höchstrichterlichen Klärung in einem Kündigungsschutzverfahren vor Gericht vortragen werden.
- Welche Besonderheiten bestehen bei befristeten Verträgen?
Bei Teilzeitarbeit oder befristeten Arbeitsverträgen nach dem TzBfG soll der Arbeitgeber verpflichtet werden, Arbeitnehmern (mit einer Mindestbeschäftigung von 6 Monaten), die in Textform ihren Wunsch nach einem Wechsel oder nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis geäußert haben, innerhalb eines Monats eine begründete Antwort zu erteilen. Diese Regelung ist terminologisch missglückt, da völlig offen ist, welche inhaltlichen Erfordernisse an die Begründung zu stellen sind.
Künftig darf die Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen nur noch im Verhältnis zur Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen.
Hinweis: Was dies bedeutet, ist noch unklar. Insbesondere ist nicht geklärt, ob damit eine Abkehr von der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts erfolgen soll, wonach eine sechsmonatige Probezeit stets zulässig sein soll. Hier ist folglich eine rechtssichere Einschätzung noch nicht möglich.
- Welche Besonderheiten gelten für Leiharbeitnehmer?
Die gleiche Informations- und Begründungspflicht wie für Teilzeitbeschäftigte soll für Entleiher nach dem AÜG gelten, sofern Leiharbeitnehmer, die ihnen für mindestens sechs Monate überlassen werden, ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrages anzeigen.
Hinweis: Was genau der Entleiher zu antworten hat, ist nicht geregelt.
- Es läge im Interesse des Arbeitgebers, entweder den Abschluss eines Arbeitsvertrages zu einem bestimmten und vertretbaren Zeitpunkt zuzusagen oder zu begründen, warum ein Arbeitsvertrag nicht zustande kommen wird.
- Auch wenn der Arbeitgeber im Zweifelsfall eine Einzelfallbetrachtung anstellen muss, dürfen die Anforderungen an die Rechtfertigung vor dem Hintergrund der grundrechtlich geschützten Vertragsfreiheit nicht zu hoch angesetzt werden.
Darüber hinaus soll die Nachweispflicht bei Leiharbeit um die Pflicht zum Nachweis der Identität des Entleihers (Name und Anschrift) erweitert werden.
- Welche Besonderheiten sind bei Verträgen zur Arbeitnehmerentsendung zu beachten?
Auch bei Entsendevereinbarungen sind einige Neuerungen zu beachten.
Während die Angabe des Landes oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll und der geplanten Dauer der Arbeit ebenso wie der zu zahlenden Geld- und Sachleistungen und der Regelung der Rückkehr noch recht unproblematisch in die Entsendevereinbarung aufgenommen werden kann (und üblicherweise bereits aufgenommen ist), enthält die gesetzliche Regelung auch zusätzliche Pflichten. Anzugeben ist die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Entsendestaats Anspruch hat sowie ein Link zu der einzigen nationalen Website, die der Entsendestaat über die Entsendung betreibt.
Hiermit dürfte in jedem Fall ein organisatorischer Mehraufwand verbunden sein.
Wir hoffen, Ihnen mit diesen Ausführungen einen guten Überblick über die aktuelle Rechtslage zu geben. Bei Rückfragen zu dem genannten Thema können Sie sich jederzeit telefonisch oder per E-Mail an unsere Kollegen in unseren Büros in Berlin, Düsseldorf, München und Köln wenden.
